“Vreme je jedini kapital koji svako ljudsko biće poseduje, i jedina stvar koju je preskupo protraćiti”
Tomas Edison

Čini li vam se da vam je radni dan prekratak za sve aktivnosti koje morate da obavite? Da li dugoročno ostajete duže na poslu, samo kako biste obavili tekući posao, a ne da biste napredovali? Imate li osećaj da ste uvek u gužvi, a da nikad ništa ne završavate?

Ako da, zarad vaše i poslodavčeve dobrobiti, potrebni su vam saveti za upravljanje radnim vremenom.

Postoji jedan savet svih saveta koji prvo morate usvojiti i on glasi:

Koncetrišite se na rezultate, ne na sopstvenu zauzetost.

To znači da odgovorite na pitanje Šta sam postigao/la? Ovaj odgovor pomoći će vam kod niza drugih pitanja: Koliko još vremena mogu sebi priuštiti? Šta je doprinelo da imam ovakvo postignuće? Šta da radim dalje?

Pored samoproduktivnosti, osvestite da li vodite evidenciju o aktuelnim zadacima, koliko ste multitasker, da li ste neuredni (arhiviranje dokumentacije, organizacija radnog mesta), kada čitate elektronsku poštu, imate li naviku da delegirate i da li ste već ujutru umorni.

Vodite evidenciju o aktuelnim zadacima

To do lista je jednostavna tabela u kojoj popisujete sve aktivnosti koje trenutno obavljate ili planirate da obavite, sa naznačenim datumom i vremenom obavljanja (ako je posao gotov), i stepenom prioriteta (ako se radi o zadatku koji još nije realizovan). U slučaju obimnog zadatka, podelite ga na delove i unesite ih u listu.
Vodite uredno evidenciju i nakon samo nekoliko dana imaćete jasnu sliku šta (u)radite tokom radnog dana i kako investirate vaše vreme.

Ne obavljajte previše poslova istovremeno

Rezultati nekoliko istraživanja su pokazala da u proseku potrošite  20 – 40 % više vremena, ako obavljate više stvari istovremeno, nego kada radite jedan po jedan zadatak. Ne samo da je neefikasan, multitasking dovodi i do toga da poslove obavljate lošije usled niske koncentracije i podeljene pažnje. Kada primetite da ste zauzeti ne samo jednim poslom, izaberite najvažniji i fokusirajte se na njega. Potrudite se da vas ne ometaju u radu.

Uredno radno mesto i računar

Iako briga o urednom radnom mestu može izgledati kao “kradljivac vremena”, radni sto i računar uređeni po doslednom kriterujumu vam zapravo “kupuju vreme”. Nikad nećete biti u nedoumici gde ste arhivirali određeni dokument, ili u kom folderu je pohranjen određeni fajl, niti traćiti svoje vreme i strpljenje vaših kolega i nadređenih.

Ako vas zanima tema Arhiviranje dokumentacije saznajte više klikom na link.

Ako vas zanima tema Organizacija radnog mesta saznajte više klikom na link.

Upravljajte efektivno vašom elektronskom poštom

Koliko god email-ovi olakšavali vašu komunikaciju sa kolegama i partnerima, zatrpan inbox više je poštapalo nego pomagalo u upravljanju poslom i vremenom. Uvedite pravila u korišćenju elektronske pošte i naviknite sebe i vaše radno okruženje na njih.

• Proveravajte poštu u utvrđeno vreme – odredite deo radnog dana u kome ćete se posvetiti pregledu mailova. Ako vaš posao podrazumeva momentalan odgovor na prispelu poruku, barem isključite zvučna i vizualna upozorenja da ste dobili mail.
• “Dva minuta” pravilo Dejvida Alena – u slučaju da vam aktivnosti povodom maila (čitanje, slanje odgovora na njega) oduzimaju manje od dva minuta, pozabavite se njim odmah, čak i ako nije naročito važan. U suprotnom, unesite u To Do listu te aktivnosti i predvidite vreme njihovog obavljanja.
•  Obavestite kolege, pretpostavljene i klijente o načinu kako upravljate vašom poštom. Ako ste im zaista potrebni, mogu da vas pozovu telefonom.

Delegirajte

Uobičajeno je da, koliko se god trudili da upravljate vremenom, jednostavno ne možete da postignete sve što se od vas očekuje. U tom slučaju, delegirajte radnu aktivnost kolegi, koji je na lestvici moći niže od vas. Delegiranje je posebna poslovna veština koja se sastoji iz radnji:

•  Odlučite koji posao je za delegiranje – to je zadatak za čije uspešno obavljanje postoji u kompaniji neko stručniji ili upućeniji od vas. Trudite se da delegirate celokupan posao.
• Nađite pravu osobu da uradi vaš posao – onu koja je vredna, posvećena, željna dokazivanja, sa više slobodnog vremena od vas i kojoj verujete.
• Objasnite delegatu šta treba da uradi – ako mu nije jasan cilj posla, on će je obaviti nekvalitetnije i sa manje zadovoljstva. Jednostavno i precizno predočite kakva su vaša očekivanja.
• Pustite delegata na miru – nadgledajte postignute rezultate u dogovorenim terminima. Između njih, ne mešajte se ako vam delegat to ne zatraži.
• Prihvatite samo dobro obavljen posao – očekujte mnogo od delegata, kako biste toliko i dobili.
• Ako je moguće, nagradite uloženi trud.

Budite odmorni za posao

Kako ćete upravljati vašim vremenom u toku radnog dana, zavisi od toga koliko koristite slobodno vreme u službi odmora, rekreacije i zadovoljstva. Ne iscrpljujte se nakon rada i vikendom, već se pripremite za nove poslovne izazove. Spavajte u dovoljnoj meri.  Bavite se sportom. Putujte. Posvetite se nekom hobiju.