Kradljivci vremena

Devojčica Momo, lik iz bajke velikog nemačkog pisca Mihaela Endea, pokušala je da spasi ljude od opasne sive gospode koji su krali tuđe minute, sate i dane, intiutivno osećajući kako je vreme život sam. Bila je u pravu, jer kako kaže Bendžamin Frenklin, izgubljeno vreme se ne može vratiti.

Frenklin je takođe jednom rekao da je vreme novac. To je istina, inače nam naši pretpostavljeni nikad ne bi brojali radne sate, vreme koje provedemo na godišnjem odmoru ili na pauzi za ručak itd. Njima je važno da, dok god radimo, budemo maksimalno produktivni. Racionalnim korišćenjem vremena postiže se najbolja organizacija poslovanja.

A ono što smanjuje naš radni učinak su kradljivci vremena. Kolega koji uleće u kancelariju da nam postavi kratko pitanje. Mejl koji nije toliko važan. Pretrpani radni sto na kome ništa nema svoje mesto. Prema rezultatima istraživanja agencije uSamp, 50 odsto radnika troši svakodnevno oko jedan sat ili više na ometanja. Dok on gubi vreme, kompanija gubi novac, i to 10.000 dolara godišnje po jednom radniku.

Kako da nadmudrite sivu gospodu?

Mail

Ovaj korisni alat može postati kradljivac vremena ako ne znamo da ga koristimo. Zato:

•     definišite termin(e) tokom radnog dana kada proveravate elektronsku poštu i odgovarate na prispele mailove. Obavestite ključne saradnike o vašoj novoj navici i preporučite im alternativne načine komuniciranja ako je ono neophodno. Ostali neka se prilagode.
•     poželjno je da termin za proveru elektronske pošte bude u delu dana kada ste najmanje produktivni, jer se ne radi o visokozahtevnoj, kreativnoj ili brainstorming aktivnosti
•     poštujte “dva minuta” pravilo – ako vam za čitanje i odgovaranje na mail treba više od dva minuta, odložite aktivnost za kasniji utvrđeni termin
•     držite program za elektronsku poštu isključenim, jer ćete pasti u iskušenje da proveravate poštu kad god vam se primarni posao učini dosadnim ili teškim

Neorganizovano radno mesto

Neuredan radni sto, pretrpane fioke i svuda razabacana dokumentacija predstavljaju okruženje u kome se ne može roditi jasna ideja, napraviti briljijantni plan ili završiti obiman posao. Organizovano radno mesto je odraz vaše poslovne higijene, zato budite uredni.

Ako vas zanima tema Arhiviranje dokumentacije saznajte više klikom na link.

Ako vas zanima tema Organizacija radnog mesta saznajte više klikom na link.

Instant Messaging (IM)

Progami za instant komunikaciju su izuzetno korisni ako ih koristite na disciplinovani način. Zato izbegavajte:

•     korišnjenje IM-a za deljenje šaljivog sadržaja viralnog karaktera, koje vam mogu oplemeniti dan ali i dekoncentrisati
•     sveprisutnost – ne morate uvek biti dostupni na IM-u, naročito u toku dana kada ste najefektivniji
•     korišćenje IM-a u situacijama kada treba duže da komunicirate. IM je namenjen brzim i jezgrovitim razgovorima a u drugačijim situacijama pogodniji su mail ili telefon

Telefon

Ništa nas ne može dekoncentrisati više od zvuka telefonskog zvona. Kako biste ga nadmudrili uradite sledeće:

•     isključite telefon tokom dva sata u kojima ste najproduktivniji
•     zamolite kolege da, kad žele da vas pozovu telefonom, prvo kontaktiraju na IM-u, kako bi proverili da li ste trenutno u mogućnosti da odgovorite na poziv
•     neka telefonsko zvono bude prijatnog zvuka i ne previše glasno, naročito ako niste sami u kancelariji – one ne sme da zvuči isto kao i vaš budilnik
•     zamolite kolege iz kancelarije da telefonom pričaju tiho ili da napuste ofis kada razgovaraju. Istog bon tona se i vi pridržavajte

Ljudi

Vaše drage kolege će vam najčešće ukrasti vreme. Zato:

•     zatvorite vrata i sprečite da kolege uleću u kancelariju na kratko ćaskanje
•     koristite slušalice, čak i kada ne slušate muziku, jer ljudi su manje skloni da ometaju ljude sa nečim u ušima
•     razgovarajte sa kolegom koji vas ometa – možda nije svestan toga. Ako se nakon skretanja pažnje i dalje ponaša isto, izbacite sve slobodne stolice iz kancelarije, te ga obeshrabrite u pokušaju da ćaska

Umor

U poslovniku jedne velike kompanije stajalo je obaveštenje da radnici koji ostanu budni do duboko u noć sutradan nisu potrebni na poslu. Koliko god se činilo surovim, ono je bilo u pravu – umor je najveći kradljivac vremena koji se nadmudruje jedino odmorom. Zato:

•     spavajte dovoljno – oko osam časova u kontinuitetu
•     pijte dovoljno tečnosti – dehidratacija prouzrokuje osećaj umora
•     pravite pauze, naročito kada završite neki posao – vas mozak će vam biti zahvalan na nagradi
•     na svakih sat vremena se prošetajte malo po kancelariji – dugotrajno sedenje umara
•     pazite na ishranu – visokokalorična hrana iscrpljuje i uspavljuje